Annoncering om indkøb af software komponent

1. Formål

Familieretshuset (herefter ”ordregiver”) skal have indkøbt software til .NET-komponent til redaktion af PDF, OCR og konvertering.

Ordregiver inviterer hermed interesserede virksomheder til at afgive tilbud på løsning af denne opgave.

2. Opgavens omfang

Annonceringen omfatter indkøb af softwarekomponent til .NET, der på en server kan fjerne indhold permanent fra PDF-dokumenter, OCR-behandle scannede dokumenter og konvertere almindelige dokumentformater til PDF. Komponenten indbygges i ordregivers egne løsninger. Ordregiver angiver selv de områder, der skal fjernes.

Ikke omfattet: brugergrænseflade, automatisk genkendelse af det indhold, der skal fjernes, og browserkomponenter.

Tilbuddet bør indeholde beskrivelse af følgende elementer:

• kvaliteten af OCR på skærmbilleder og forringede scanninger,
• sikkerhedsangivelse pr. ord i OCR,
• andre skriftsystemer, fx arabisk, thai og kyrillisk, også blandet på samme side,
• ældre formater: DOC, XLS, RTF og HEIC,
• supportlevetid pr. version og ny nøgle ved opgradering uden merpris,
• kapacitet i sider pr. sekund.

3. Procedure for annonceringen

Ordregiver annoncerer opgaven i overensstemmelse med udbudslovens afsnit IV, da ordregiver har vurderet, at der er tale om en aftale, der har klar grænseoverskridende interesse.

Der er tilrettelagt nedenstående proces for afgivelse af tilbud.

3.1 Annonceringsmateriale

Materialet, der danner grundlag for afgivelse af tilbud, består af følgende:

• Annonceringsbetingelser (dette dokument)

3.2 Afgivelse af tilbud

Tilbudsgiver skal udarbejde et skriftligt tilbud. Der kan kun afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver.

Tilbud skal være modtaget senest på det beskrevne tidspunkt i pkt. 8. Tidsplan. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning.

Tilbud skal sendes skriftligt til Økonomichef, Jesper Addemos Jappe, jeadja@familieretshuset.dk.

Tilbuddet skal indeholde beskrivelser i forhold til nedenstående kriterier for tildeling, og det er de punkter, som tilbuddene efterfølgende vil blive vurderet på baggrund af.

Tilbudsmaterialet skal være på dansk eller engelsk.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 1 måneder regnet fra tilbudsfristen.

Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbuddet er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse annonceringen uden tildeling af aftalen.

Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver.

3.3 Forhandling

Ordregiver forbeholder sig retten til at forhandle på baggrund af de modtagne tilbud, hvis ordregiver vurderer, at der er behov herfor.

3.4 Tildeling

Ordregiver vil i forbindelse med tildelingen af aftalen lægge følgende kriterier for tildeling til grund:

• Pris: 40 pct.
  Ved vurderingen lægges vægt på den samlede tilbudssum til det afgivne tilbud. Det laveste tilbud opnår højeste score.
• Kvalitet af 60 pct.
  Ved vurderingen af kvalitet, lægges der vægt på, i hvor høj grad tilbudsgiveres tilbud opfylder ordregivers behov, jf. ovenfor i opgavens omfang. Der vil blive foretaget en samlet vurdering af kvaliteten.

4. Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb, vil der blive foretaget en evaluering af indholdet af de modtagne tilbud, og på baggrund af de angivne kriterier ovenfor besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt aftalen.

Der vil være tale om en samlet vurdering af de ovenfor anførte kriterier.

Alle tilbudsgivere vil blive underrettet samtidig og hurtigst muligt om, hvilken afgørelse der er truffet angående tildeling af aftalen. Ordregiver planlægger at indgå aftalen i forlængelse af beslutningen om tildeling.

4.1 Indgåelse af aftalen

Aftalen vil blive indgået i forlængelse af tildelingen.

5. Spørgsmål

Eventuelle spørgsmål til materialet eller processen kan stilles skriftligt til Økonomichef, Jesper Addemos Jappe, jeadja@familieretshuset.dk, senest på det beskrevne tidspunkt i pkt. 8. Tidsplan. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives i passende tid før tilbudsfristen.

Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og hurtigst muligt, efter de er modtaget.

Såvel spørgsmål som svar vil blive uploadet i anonymiseret form til det af tilbudsgiverne oplyste mail.

6. Kontaktoplysninger

Ordregiver er:

Familieretshuset
Storetorv 10
6200 Abenraa

Kontaktperson:

Økonomichef, Jesper Addemos Jappe
Tlf. nr. +45 91 33 46 58
E-mail jeadja@familieretshuset.dk

7. Tidsplan

Annonceringen forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan. Der gøres opmærksom på, at ordregiver forbeholder sig ret til at foretage ændringer. Ændringer vil blive meddelt alle tilbudsgiverne.